Krajowy System e-Faktur KSeF – pytania i odpowiedzi
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to kolejny krok w digitalizacji i usprawnianiu procesów w polskiej gospodarce. Z myślą o przedsiębiorcach przygotowaliśmy obszerny przewodnik, który odpowiada na najczęstsze pytania dotyczące systemu e-faktur.
- Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Kiedy e-faktury będą obowiązkowe?
- Co trzeba zrobić, aby korzystać z KSeF? Jak uzyskać dostęp do e-faktur?
- Kto musi wystawiać e-faktury?
- Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
- Czy KSeF zastąpi JPK i PEF?
- Jak wystawić e-fakturę i do kiedy należy ją przesłać?
- Jaki program do KSeF?
- Podsumowanie
1. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Kiedy e-faktury będą obowiązkowe?
KSeF zaczęło działać od stycznia 2022 roku jako opcja dobrowolna. Jednakże od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązkowe dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.
2. Co trzeba zrobić, aby korzystać z systemu e-faktur? Czym jest numer KSeF?
Każda firma ma już swoje „konto” w systemie utworzone przez Ministerstwo Finansów. Aby korzystać z systemu e-faktur, należy się uwierzytelnić za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego przez KSeF. Dostęp do systemu e-faktur uzyskuje się poprzez stronę Ministerstwa Finansów.
Numer KSeF to unikalny numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
3. Kto musi wystawiać e-faktury?
E-faktury muszą wystawiać zarówno czynni podatnicy VAT, jak i nievatowcy, którzy wykonują czynności opodatkowane VAT lub wykonują wyłącznie czynności zwolnione.
KSeF obejmuje większość przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Istnieją jednak określone przypadki, kiedy obowiązek korzystania z e-faktur nie występuje.
Firmy zarejestrowane na VAT, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, oraz podmioty zagraniczne bez rejestracji na VAT w Polsce, nie będą objęte obowiązkiem korzystania z systemu e-faktur. Podobnie faktury konsumenckie (B2C) oraz faktury od dostawców zagranicznych nie są podległe temu rozwiązaniu. W systemie mogą być wystawiane jedynie faktury zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, co oznacza, że nie ma możliwości wystawiania np. faktur korygujących czy faktur VAT RR.
4. Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
Wdrożenie systemu e-faktur wiąże się z różnymi kosztami, np. szkoleń i zakupu licencji programów księgowych, jednakże Ministerstwo Finansów zapewnia, że nowy system przyniesie korzyści w postaci cyfrowego obiegu dokumentów i zwiększenia bezpieczeństwa transakcji.
5. Czy KSeF zastąpi JPK i PEF?
Nie, KSeF, JPK i PEF spełniają różne funkcje. Krajowy System e-Faktur służy głównie do wystawiania faktur, podczas gdy JPK to deklaracja i ewidencja podatnika, a PEF dla instytucji składających zamówienia publiczne.
6. Jak wystawić e-fakturę i do kiedy należy ją przesłać?
E-fakturę można wystawić na dedykowanej stronie Krajowego Systemu e-Faktur lub za pomocą zintegrowanego oprogramowania księgowego, np. enova365.
Faktury należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż.
7. Jaki program do KSeF?
System enova365 to doskonałe rozwiązanie dla firm potrzebujących integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki niemu łatwo pobierzesz faktury zakupu i wyślesz faktury sprzedaży prosto do systemu. Uwierzytelnienie odbywa się poprzez token, co upraszcza procesy bez dodatkowych operacji. Biura rachunkowe mogą również wykorzystać ten system, aby automatycznie pobierać i wysyłać faktury, korzystając z tokenów klientów. Wybierz enova365 i uprość proces obsługi e-faktur!
8. Podsumowanie
Dzięki KSeF proces fakturowania staje się bardziej przejrzysty i efektywny, przynosząc korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla państwa. Zapewnienie sobie odpowiednich narzędzi i wiedzy w zakresie e-faktur jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdej firmy na rynku.
Jeżeli Twoja firma jeszcze nie przygotowała się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, to teraz jest najlepszy moment, by zacząć działać! Nasz zespół ekspertów z przyjemnością pomoże Ci wdrożyć KSeF i odpowiedzieć na wszelkie pytania związane z tym systemem.
Skontaktuj się z nami już dziś, aby rozpocząć swoją cyfrową transformację i uniknąć ewentualnych kłopotów związanych z obowiązkiem korzystania z e-faktur.
Źródło: enova.pl, freepik.com